Nieuws VolmachtBeheer

Geachte mevrouw, heer,

Vanuit een aantal taken van het Werkprogramma Risicobeheersing dienen er verschillende accountant gerelateerde documenten te worden aangeleverd.

  • OJ-1 Jaarrekening en/of kengetallen
  • OJ-16 Controleverklaring over de financiële afrekening
  • OJ-17 Rapport van feitelijke bevindingen

Deze taken zijn een uitwerking van de artikelen 9 en 10 uit de samenwerkingsovereenkomst. Hierin staat dat gevolmachtigden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de volgende stukken ter beschikking stelt aan haar volmachtgevers:

1. Een door een accountant op schrift gestelde mededeling over de administratieve organisatie en interne controle van de Gevolmachtigde. Daarbij zullen opzet, bestaan en werking van de door de Gevolmachtigde genomen beheersingsmaatregelen in verband met de aan de uitbestedingsrelatie verbonden risico’s worden gecontroleerd en beoordeeld op basis van het Werkprogramma Risicobeheersing Volmachten.

2. Een conform artikel 2.393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek afgegeven verklaring met betrekking tot getrouwheid van de financiële jaarrapportage. Deze rapportage dient overeen te stemmen met het in bijlage 4 van de Samenwerkingsovereenkomst opgenomen model. De bijbehorende verklaring dient overeen te stemmen met het model zoals opgenomen in bijlage 5 van de samenwerkingsovereenkomst.

3. Om de financiële soliditeit van de Gevolmachtigde vast te kunnen stellen, verstrekt de Gevolmachtigde uiterlijk binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar een door een accountant samengestelde jaarrekening en controleverklaring van het bedrijf van de Gevolmachtigde aan de Maatschappij of binnen 6 (zes) maanden na afloop van het boekjaar een door een externe accountant afgegeven verklaring, die overeen dient te stemmen met het in bijlage 6 bij deze overeenkomst opgenomen model.

Wij ontvangen berichten van gevolmachtigden en volmachtgevers dat het niet duidelijk is waar deze documenten up te loaden. In verband met de inzichtelijkheid van tijdige aanlevering is het niet gewenst dit in de taken van het huidige jaar te doen.

Alle documenten dienen te worden geüpload in de module AO/IC + Acc.verkl.

Documenten 1 en 3 onder AO/IC rapport omdat het hier niet-concurrentiële informatie betreft.

Document 2 onder Accountantsverklaring omdat die concurrentiële informatie bevat.

Wij realiseren ons dat dit proces efficiënter kan en nu onlogisch is. Ons streven is om de aanpassingen hiervoor komend jaar te realiseren.

Wij vertrouwen erop hiermee duidelijkheid te hebben gegeven.

Mocht u nog aanvullende vragen hebben dan kunt u uiteraard contact opnemen met een van de leden van de werkgroep.

Een vriendelijke groet,

Werkgroep Risicobeheersing Volmachten